QUANDO IL CONGRESSO DIVENTA ESPERIENZA



Concepire un nuovo modo di organizzare congressi e convegni, più sostenibili e flessibili, in totale sicurezza è possibile: la soluzione è riportare l'evento in seno al centro urbano, dove più vere sono le città e dove l'esperienza non è mai omologata.

Cosa si intende quando si parla di innovazione nel settore dei congressi? Come cambiano i format? Verso quale direzione si dovranno muovere organizzatori e aziende? C’è più di un campanello che suona con insistenza da qualche anno e che gli analisti hanno esaminato con attenzione a partire da un assunto: i partecipanti sono sempre più difficili da ingaggiare, da tenere agganciati, da accontentare.


È una questione generazionale, con motivazioni diverse a seconda dell’età: i baby boomers hanno già fatto e visto praticamente tutto, compresi alcuni eccessi degli anni Ottanta e Novanta. I loro figli, la generazione X, ha assistito alla nascita e alla presa di potere della tecnologia, degli smartphone, dei social, delle app che hanno rivoluzionato il mondo e non solo quello degli eventi. Infine i Millennials, che hanno abitudini, aspirazioni e gusti molto diversi da chi li ha preceduti: comprano poco le automobili e l'abbigliamento firmato, non amano i ristoranti (preferiscono il delivery), disdettano discoteche e cinema. Al contrario, non lesinano quando si tratta di spendere in tecnologie ma soprattutto in esperienze: viaggi, cura della persona e salute, benessere in generale.

Cosa potremo offrire allora nei congressi di domani e dopodomani? Tanto più con le attuali norme di sicurezza sanitaria e dopo il lockdown le persone saranno ancora disposte a lasciarsi rinchiudere per giorni in uno di quei grandi complessi ricettivo-congressuali, uguali gli uni agli altri in tutti i paesi del mondo, dove si mangia lo stesso food e dove si vive sempre la stessa giornata-tipo?


Le ricerche in merito dipingono un panorama molto più complesso, in cui per realizzare un congresso di successo si dovranno tenere in considerazione diversi parametri che avranno a che fare con le aspettative sempre più elevate di chi partecipa, sia a livello di contenuti sia a livello di design del congresso e di strumenti che migliorino la trasmissione della conoscenza.


E poi, importantissimo, il luogo, ma non inteso come location o sala congressi, bensì come città, regione, nazione che ospita l'evento: gli eventi più memorabili celebrano l'ambiente circostante, esponendo i partecipanti alla cultura locale e collegandoli con la comunità locale per aumentare il coinvolgimento.


In poche parole, le principali forze di consumo e di mercato al lavoro oggi e domani cambieranno il volto del settore come lo conosciamo e il valore dell'esperienza, una somma di tutti gli aspetti appena esaminati, assumerà un'importanza sempre maggiore.

Da queste riflessioni nasce la nostra idea di proporre il congresso come evento esperienziale a tutto tondo. Un evento “destrutturato” che, anziché svilupparsi verticalmente all’interno di un unico grande polo, spesso situato in periferia, si sviluppi orizzontalmente nel contesto dei centri urbani, entrando in stretto rapporto con i suoi highlights storici, artistici, culturali e ambientali: una ricchezza impareggiabile e non omologata, destinata a suscitare interesse e attenzione che si riflettono sull'evento stesso e sui suoi partecipanti.


Certo, non tutte le città si prestano a questo tipo di organizzazione: fondamentale è la dimensione a misura d’uomo e la walking distance delle varie location, tra sale e alberghi, che grazie a questa soluzione possono essere di varie categorie a seconda dei gusti e delle disponibilità dei congressisti, ulteriore elemento di personalizzazione. E l'Italia è particolarmente ricca di città medio piccole con ampie zone pedonali e centri storici meravigliosi da assaporare anche solo passeggiando, rispettando così l’ambiente.


Qualcuno potrà obiettare che è più complesso organizzare un “congresso diffuso” rispetto a uno tradizionale, che ci siano più possibilità di dispersione rispetto alle formule tradizionali, ma non è così: ciò che serve è un sistema organizzativo innovativo, progettato in modo sartoriale in funzione del tessuto socio-economico di destinazione e che, attraverso software specifici, permetta la completa gestione logistico-ricettiva dell’evento con la stessa funzionalità ed economia dei grandi complessi congressuali.

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